Ticari yazışmalarını e-postayla yapan insanların birçoğu durumun öneminin farkında değil. Bir arkadaşına veya yakınına bayramda e-posta göndermekle ticari bir yazışmada gönderilen e-postanın arasındaki farkı çoğu zaman göremeyen insanlar var. Bir arkadaşınıza veya bir yakınınıza e-posta gönderdiğinizde, istediğiniz kadar gündelik konuşabilirsiniz.

Alıcının önemsemeyeceğini bildiğiniz zaman isterseniz argo kelimeler bile kullanabilirsiniz. Daha da ilerisi, o insanla konuşuyor gibi de yazabilirsiniz. Yani eposta yazarken dikkat edilmesi gereken kurallara hiç uymuyor olabilirsiniz.

Ancak ticari yazışmalarla bunu karıştırmamak gerekir. İş yaptığımız kişilerle çok samimi olsak bile söz konusu iş hayatı ise biraz düşünmekte fayda var. Ticari yazışmalar içeriği bakımından çok farklıdır. E-posta yazışma kuralları, daha doğrusu ticari etik, sizin profesyonel bir tavır sergilemenizi gerektirir. Eğer çok rahat olursanız, veya argo veya uygun olmayan bir dil kullanırsanız, bu mesajınızın alıcısı üzerinde kötü bir etki yaratır. E-posta yazarken dikkat edilmesi gerekenler ve e-posta etik kurallarını aşağıda derledim.

İşleri olabildiğince hızlı gerçekleştirmek için devamlı aceleci olduğumuz bir dünyada bile, iyi tavırların modası geçmedi. Eğer ‘’lütfen’’ ve ‘’teşekkürler’’ kelimelerini kullanırsanız, demode gözükmeyeceksiniz. Alıcınız nezaketinize teşekkür edecek.

İyi tavır sergilemenin bir başka yolu da tanımadığınız insanlara ya da sadece resmi bir ilişkiye sahip olduğunuz insanlara hitap etmektir, örneğin, Bey veya Hanım kullanarak. Eğer e-posta gönderdiğiniz kişi ismiyle anılmak istiyorsa, o zaten sizi düzeltecektir.

Bir e-postaya cevap verirken ve orijinal mesajın göndericisi e-postada eğer ilk ismini kullandıysa, o insanın ilk ismini kullanarak hitap etmek gerekir.

Nasıl mı? Abidin Tolga Ertürk beye hitap ederken hangisini kullanırsınız? Abidin tolga bey Abidin ismini hiç beğenmiyor olabilir. Bu sebeple Abidin Tolga bey şeklinde ikisini birden kullanabilirsiniz. O kişi zaten bana Tolga demeniz yeterli diyecektir.

E-posta yazmanın ses tonu ile ne ilgisi var diye düşünebilirsiniz. Ama “ton” yalnızca ses ile ilgili değildir. e-postada konuşan kişinin, tavrını ortaya koyma şeklidir. Bunu yazıya dökmek zordur ama kendi mesajınızı göndermeden önce birkaç kere okuyarak doğru tona her zaman ulaşabilirsiniz.

Saygılı, arkadaşça ve samimi göründüğünüzden emin olun. Emir verici bir tonla veya sert gözükmeyi kimse istemez.

Eğer daha önceden konuştuğunuz biriyle iletişime geçiyorsanız, ‘’Umarım iyisindir’’ gibi arkadaşça bir cümleyle başlayın. E-posta yazanlar genel olarak belirli bir hissi ortaya koymak için emoji kullanırlar. Bunu burada iyi değerlendirin. Eğer devamlı yazıştığınız birine yazıyorsanız emoji kullanmakta problem yok. Ama, resmi e-postalar için, örneğin, iş başvurusu yapan birine yazarken, sadece kelimeler kullanın.

Ayrıca büyük harf kullanmak da eposta kurallarına aykırı olarak görülür. Sanki bağırıyormuşsunuz gibi gözükür. Ayrıca hepsini küçük harf de kullanmayın. Bazı insanlar bunu sanki mırıldanıyormuşsunuz gibi görebilir.

Herkesin zamanı değerlidir ve sizin buna saygı duymanız gerekir. Alıcınızın e-postanızı okuması ve cevap vermesi için bir dakikası olabilir. Bir mesaj oluştururken, bütün gerekli bilgiyi olabildiğince kısa ve öz tuttuğunuzdan emin olun.

Vaktinin çoğunu telefonda mesajlaşmakla geçiren bir toplum olarak, birçok kelime için birçok kısaltma yarattık. Naber yerine NBR, selam yerine SLM kullanır olduk. Eğer alıcı arkadaşınız ise bunda problem yok ama bir iş maili daha resmi olmalıdır.

İş ile ilgili yazışmalarınız için işvereniniz tarafından size verilen e-postayı kullanın ama bu maili başka bir şey için kullanmayın. Örneğin, iş arıyorsanız, kişisel e-posta adresinizi kullanın ama onun da profesyonel gözüktüğünden emin olun. Sizin hakkınızda ne söylediğini düşünün. Siz liseliXD@hotmail.com veya sekercocuq45@hotmail.com musunuz? Belki de. İsminizin ilk ve son harflerinden oluşan bir mail adresi alın.

Dikkatli bir şekilde e-postanızı gözden geçirin. Yazımı ve grameri düzeltmek konusunda her zaman özenli olun. Eğer isterseniz otomatik bir yazım denetleme programı kullanın ama buna da çok güvenmeyin. Eğer bir kelimenin kullanışı için yanlış yazımı kullanıyorsanız, mesela iki yerine ikili yazdınız, bu sizin yazım hatanızı görmeyecektir çünkü o kelime o dilde doğru olabilir.

İyi gramer de kritik bir konudur. Eğer daha konuşkan bir ton elde etmek istiyorsanız,  kısaltmalar yapabilirsiniz. Argo veya saldırgan bir dili asla kullanmayın.

Sinem Eralkan