Telefonda İletişim

1) Göremediğiniz bir kişinin özelliklerini doğru anlama:

Sadece hitap şekliyle, ses tonuyla, kullandığı kelimelerle ve kendini ifade tarzıyla; sanki karşınızda imişçesine, telefonda konuştuğunuz kişiyi doğru anlamanın ve kişiliğinin genel çerçevesini kavrayabilmenin yöntemleri.

2) Anladığınız özelliklere göre davranma:

Tıpkı yüzyüze iletişimde olduğu gibi, “kime nasıl” konuşup açıklama yapmanın iletişim psikolojine göre pratik ama her zaman, her toplumda ve her kültürde geçerli olan yolları.

3) Olumsuz duyguları olumluya çevirme becerisi:

Telefondaki kişi, aşırı sinirlilik, ani tepkisel davranma, küçümseme, asabice acele etmek, sürekli muhalif davranmak gibi olumsuz duygular içindeyse; bu kişiyi yine iletişim yöntemleriyle olumlu duygular içine sokmanın iletişim yöntemleri.

4) Ekmek parası için “mecburen” görevini yapan biri yerine, karşıdakini anlayarak “dostça” davranan biri olarak konuşma:

Özellikle hiç tanımadığı birileriyle konuşarak iş yapması gerekenlerin, mutlaka uyması gereken düşünce ve duygu incelikleri. Zor diyaloglardan incitmeden kurtulma yolları. Eğitim düzeyi düşük olan birileriyle bile sıcak iletişim kurmanın bilinci.

5) Karşınızdaki nasıl biri olursa olsun, gerginliğe düşmekten, gizli bir öfkeye kapılmaktan veya strese girmekten kurtulmanın yolları:

Doğru nefesle gevşemek, farklı düşünce biçimleriyle beyin kontrolü, değişik nezaket sözcükleri ve etkileyici ifadeler edinerek, karşı tarafı “ayıltmak” gibi değişik teknikler.

6)Her zaman işe yarayan cümle kalıpları ile birlikte, benzer biçimde işe yarayan başka cümleler oluşturmayı bilmek:

“Anlıyorum efendim” gibi kalıp bir cümle yerine, “Sizi gerçekten çok iyi anlıyorum, sonuçta ben de bir müşteriyim” türünden , farklı ve sıcaklık oluşturan yaklaşımların öğrenimi.

7) Kişiye kolaylıklar sunarak, onu “kazanmak” becerisi:

“Bundan sonra aradığınızda santralden doğruca şu numarayı tuşlayın, çok daha az zaman harcarsınız” veya “Daha önce yapılan hatalar için, kurumum adına ben özür dilerim” türünden, arayan kişiyle empati yapmanın ve öncelikle “onu düşünüyorsunuz “duygusu veren etkili konuşmaların genel mantığı.

8) Telefonda söylenmesi yanlış anlamaya yol açan sözcükler, ifadeler, konuşma tarzları ve bunlardan arınmak:

Yüzyüze konuşmalarda kişiler birbirinin yüz ifadesini ve beden dilini de algılayarak , sizin kullandığınız sözcükleri kafasında anlamlandırır. Buna rağmen yüzyüze konuşmalarda bile yanlış anlamalar ve dediğinizin tam tersini anlamalar sözkonusu olurken, telefonda dikkat edilmesi gereken kelime seçimi ve ifade kullanımı öğrenilebilir.

9) Telefonda doğru iletişimin temel kuralları:

Telefonda adeta o kişiyle karşı karşıyaymış ve dostça el sıkışmışsınız gibi güven vermek, sesinize saygılı bir gülümseme katmak, karşıdaki kişinin sorunlarıyla “kulakla değil yürekle” dinlediğini hissettirmek, yani o kişiyle sahici anlamda ilgili olduğunu gösteren kısa mesajlar vermek; görüntüsüz iletişimin temel kurallarını oluşturur.

10) Telefonda insanları rahatsız etmeden gerçekleri söylemek:

Bazen telefondaki kişinin “olmayacak” sorunları vardır ama konuyu keskin bir dille kapatmak doğru değildir.Örneğin “Bu konuda biz bir şey yapamayız” yerine, “Konuyu üst düzey arkadaşlara aktarıp, çözüm önerilerini alacağım” demek veya daha önemli durumlarda “Bu sorunun çözümünü var mıdır bilemem ama bizzat kendim takip edeceğim” demek gibi, karşı tarafı rahatlatacak konuşma biçimlerinin iletişim yöntemi.

Güler Kazmacı